3 manieren om het overzicht te bewaren tijdens je werk

Iedereen heeft een andere aanpak op het werk. Misschien gedij jij goed in een dynamische omgeving, waar altijd ruimte is voor ad hoc werkzaamheden. Of ben jij juist het type dat rust en houvast vindt in een strak ingedeelde dag? Welke werkwijze je ook kiest: om een goed resultaat neer te zetten, is het belangrijk om het overzicht te bewaren. Dit geldt in het bijzonder voor belangrijke of grote projecten, waar veel verschillende taken én collega’s bij komen kijken. Hieronder delen we 3 hulpmiddelen, waarmee jij zorgt dat je nooit meer iets over het hoofd ziet. 

1. Houd een to-dolijst bij

Een inkoppertje misschien, maar daarom niet minder belangrijk: maak een takenlijst. Dat klinkt eenvoudiger dan het in de praktijk is. Er zijn namelijk heel veel manieren om dit te doen. Je kunt een to-dolijst per dag, week of maand maken, je kunt onderscheid maken tussen korte en lange termijn, je kunt zelfs nog verder gaan en elke taak direct een tijdsduur geven. Kies je voor een ouderwetse papieren lijst of een digitale versie? Er is hierbij geen goed of fout: uiteindelijk is het vooral belangrijk dat jij er goed mee kunt werken. 

Dat gezegd hebbende, is er wel een aantal voorwaarden waar een goede to-dolijst aan moet voldoen: 

Houd je taken centraal

Als je écht voor een aanpak met een takenlijst wilt gaan, is het afgelopen met losse post-its, notities en taken ‘in je hoofd’. Je takenlijst moet de enige plek zijn waar je jouw verantwoordelijkheden kunt inzien, zodat je altijd een compleet overzicht hebt. 

Maak je taken zichtbaar 

De beste manier om je voortgang te bewaken, is door het visueel te maken. Er is namelijk maar weinig zo bevredigend als zien slinken van het aantal openstaande to do’s. Door je takenlijst op een mini whiteboard te noteren en deze op je bureau te leggen, heb je altijd een bijgewerkt overzicht van je voortgang. Ook lekker duurzaam, want je kunt ‘m gewoon uitwissen en hergebruiken. 

Houd de taken realistisch

Voortgang visualiseren is heerlijk, maar wat als het maar niet opschiet? Dat kan juist heel demotiverend werken. Houd een to-dolijst daarom altijd realistisch. Ga er niet vanuit dat je alles in één week afkrijgt. Je kunt ervaringen uit het verleden gebruiken om in te schatten hoe lang je ongeveer bezig bent met iets. Hierop baseer je vervolgens hoeveel taken je verwacht in een dag of week te kunnen afronden. 

2. Gebruik een scrumbord

Je hebt er misschien wel eens van gehoord: ‘agile’ werken. Dit is een flexibele werkwijze of zelfs filosofie, waarbij snel gereageerd wordt op veranderingen in de omgeving. Werk je volgens deze aanpak, dan worden projecten opgedeeld in korte ‘sprints’ met duidelijk afgebakende taken. Handig, want zo hou je niet individueel, maar met het gehele team het overzicht. Het scrumbord is het centrum van de voortgang: hierop staan alle taken die bij het project horen. Door elke taak te categoriseren onder ‘To do’, ‘Doing’ of ‘Done’, is de stand van zaken in een oogopslag duidelijk.

Kiezen voor een ‘agile’ werkwijze is in principe dus geen individueel plan: het werkt vooral goed in teamverband. Maar het basisprincipe kun je natuurlijk ook in je eigen planning toepassen. Of misschien ervaar je dat meerdere collega’s moeite hebben om het overzicht te bewaren. Dan kun je zelfs voorstellen om met het gehele team over te stappen op een ‘agile’ aanpak!  

3. Sluit de dag af met een terugblik

Start jij de dag altijd met een duidelijk plan, maar loopt het toch steeds anders, met een onafgevinkte takenlijst als gevolg? Misschien werkt een omgekeerde aanpak dan beter voor jou. Door aan het eind van de dag te reflecteren op alles wat je gedaan hebt, en dat te noteren, weet je de volgende dag precies waar je gebleven bent. Hou je deze aanpak een tijdje vol, dan weet je bovendien heel goed hoeveel je op een dag daadwerkelijk kunt realiseren. 

Als je consistent elke dag eindigt met een terugblik, werkt deze werkwijze erg goed om jezelf op de hoogte te houden van de status van je taken. We raden je wel aan om daarnaast nog een aparte langetermijnplanning bij te houden. Hierop kun je nieuwe taken en verzoeken kwijt. Door deze planning aan het eind van de week naast je uitgevoerde taken te leggen, zie je direct waar nog werk aan de winkel is. 

Kies een werkwijze die bij jou past

Overzicht bewaren kan op zoveel verschillende manieren en de keuze hiertussen is heel persoonlijk. Het belangrijkst is uiteindelijk dat jij er prettiger van gaat werken. Kies dus een manier waar jij rust van in je hoofd krijgt, waardoor je het maximale uit je werkdag kan halen. Veel succes!